Administratie bijhouden in rustige(re) tijden: slim plannen voor drukkere maanden
De zomermaanden zijn voor veel ondernemers net iets rustiger dan de rest van het jaar. Terwijl klanten met vakantie zijn en de dagelijkse druk wat afneemt, ontstaat er ruimte om stil te staan bij zaken die normaal gesproken onderaan de prioriteitenlijst belanden. De administratie is daar een goed voorbeeld van. Augustus is bij uitstek een geschikt moment om achterstallige zaken bij te werken, processen te evalueren en vooruit te kijken naar de drukke maanden die gaan komen. In deze blog leest u hoe u uw financiële administratie efficiënt op orde brengt in rustige tijden en welke rol VMF Administratiekantoor daarin kan spelen.
De waarde van vooruit werken
Wanneer u midden in een druk kwartaal zit, is het lastig om tijd vrij te maken voor uw administratie. Toch vormt een goed bijgehouden administratie de basis voor gezonde bedrijfsvoering. Juist in de stillere zomerperiode is het verstandig om hier extra aandacht aan te besteden. Denk aan het bijwerken van uw boekhouding, het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, het controleren van openstaande posten en het controleren van de bankmutaties. Door dit nu goed in te richten, voorkomt u dat u in september, als het tempo weer aantrekt, wordt ingehaald door achterstanden.
Een bijkomend voordeel van werken aan uw administratie in rustige tijden, is dat u met een frisse blik naar uw processen kunt kijken. U kunt zich afvragen of de manier waarop u nu werkt nog wel efficiënt is, of dat bepaalde handelingen eenvoudiger kunnen, of zelfs geautomatiseerd.
Structuur aanbrengen in uw administratieve proces
Veel ondernemers hebben de intentie om hun administratie netjes bij te houden, maar vinden het lastig om hierin een vast ritme te vinden. Toch is een duidelijke structuur essentieel voor overzicht én rust. Een goed begin is het plannen van een vast wekelijks moment waarop u uw administratie bekijkt en bijwerkt. Door dit op een rustige ochtend of middag in te plannen, voorkomt u dat het blijft liggen.
Het is daarnaast aan te raden om zoveel mogelijk administratieve handelingen direct uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het direct inboeken van inkomende facturen of het uploaden van bonnetjes via een scan-app. Hoe korter de tijd tussen een uitgave en de verwerking ervan, hoe kleiner de kans op fouten of vergeten documenten.
Voor wie werkt met voorraad of projecten, is het ook van belang om deze gegevens regelmatig te actualiseren. Wanneer u hier in augustus de tijd voor neemt, voorkomt u last-minute correcties of onvolledige rapportages later in het jaar.
Digitalisering en automatisering: nu is het moment
De zomer is hét moment om eens kritisch te kijken naar uw huidige systemen en processen. Veel administratieve handelingen kunnen tegenwoordig efficiënter worden ingericht met behulp van slimme software en automatische koppelingen. Zo is het mogelijk om inkomende facturen automatisch te herkennen en te verwerken, of om uw boekhoudsysteem direct te koppelen aan uw bank, kassasysteem of webshop.
Door processen te automatiseren, vermindert u de kans op fouten én bespaart u tijd. Bij VMF Administratiekantoor begeleiden we ondernemers regelmatig bij het selecteren en implementeren van de juiste digitale oplossingen. We kijken daarbij niet alleen naar de techniek, maar vooral naar wat bij úw bedrijf past. Samen zorgen we voor een soepel lopend administratief proces dat met u meegroeit.
Hoe VMF Administratiekantoor u ondersteunt
Het bijhouden van een correcte en overzichtelijke administratie is voor veel ondernemers geen favoriete bezigheid en dat begrijpen wij maar al te goed. Daarom nemen wij bij VMF Administratiekantoor deze zorg graag (gedeeltelijk of volledig) uit handen. Zo houdt u tijd en ruimte over om te focussen op uw kernactiviteiten, terwijl u wél profiteert van actuele cijfers en deskundig advies.
Onze werkwijze is persoonlijk, flexibel en gericht op kwaliteit. U krijgt bij ons altijd één vast aanspreekpunt die uw dossier kent en met u meedenkt. We verzorgen niet alleen de dagelijkse boekhouding, maar denken ook strategisch mee over optimalisatie, fiscale vraagstukken en uw financiële positie op langere termijn. Zo helpen we u niet alleen terug te kijken, maar juist ook vooruit te plannen.
Wilt u liever bepaalde onderdelen zelf blijven doen, maar wel met onze ondersteuning? Ook dat is mogelijk. Wij kijken samen met u hoe we de werkzaamheden het beste kunnen verdelen. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie waarin u zelf de facturen verwerkt, terwijl wij de controle, btw-aangiften en jaarrekening verzorgen. Alles is bespreekbaar.
Klaar voor een georganiseerde tweede helft van het jaar?
De zomermaanden bieden u een uitgelezen kans om uw administratie een stap vooruit te helpen. Door nu orde op zaken te stellen, legt u een stevige basis voor het laatste kwartaal en voorkomt u stress, fouten en tijdverlies later in het jaar.
Wilt u weten hoe VMF Administratiekantoor u hierbij kan ondersteunen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We denken graag met u mee over een aanpak die bij uw onderneming past. Praktisch, efficiënt en professioneel.
