Deze administratie moet u als ondernemer bijhouden

Wanneer u besluit te gaan ondernemen, is dat een grote verantwoordelijkheid. Zo bent u wettelijk verplicht om uw administratie bij te houden. Maar wat er precies bij die administratie komt kijken kan erg verwarrend zijn. Wat moet u bijhouden en hoe vergemakkelijkt dat het ondernemerschap voor u? De experts van VMF Administratiekantoor leggen u graag uit welke gegevens u moet bewaren.

Geen stapel papieren

Dat een goede administratie belangrijk is, is duidelijk. Het geeft u overzicht en inzicht in ontwikkelingen binnen uw bedrijf. Zo kunt u snel anticiperen wanneer er iets misgaat en beslissingen direct bijsturen. Daarom verplicht de Belastingdienst dat u verschillende bedrijfsgegevens bijhoudt. Maar al snel ontstaat er een grote stapel papieren op uw bureau, of kunt u niets extra’s meer opslaan op uw harde schijf. Oudere data zijn voor u vaak minder relevant, maar mag u deze dan ook verwijderen? Dat mag, op termijn. Meestal mag u data die 7 jaar of ouder is door de papierversnipperaar halen. In sommige gevallen zelfs eerder, omdat de fiscus probeert uw administratieve lasten zo laag mogelijk te houden. Maar houd altijd zelf uw hoofd erbij: bewaar altijd de gegevens waarvan u denkt dat ze later nodig zijn!

Informatie opslaan

We hebben het nu gehad over het belang en de bewaartermijn van uw administratie. Maar welke informatie moet u nou precies opslaan? Een aantal gegevens zijn het belangrijkst: de basisgegevens. Deze moeten altijd 7 jaar worden bewaard. Deze basis bestaat uit:

Het grootboek, waarin al uw grootboekrekeningen moeten worden bewaard. Dit is de verzameling van alle inkomsten en uitgaven in een categorie. Deze horen dus bij elkaar. Meestal houdt u dit online bij in een boekhoudprogramma;

De debiteuren- en crediteurenadministratie, waarvoor u vooral uw bonnetjes moet bewaren. Zo kunt u maandelijks de verschillen tussen winst en verlies binnen uw bedrijf zien;

De voorraadadministratie;

De in- en verkoopadministratie;

En de loonadministratie, als u medewerkers in dienst heeft.

Let op de uitzonderingen

Maar zoals bij alles in het leven, geldt er een aantal uitzonderingen op het bijhouden van uw administratie. Een paar gegevens moet u bijvoorbeeld 10 jaar lang bewaren. Gegevens van onroerende zaken bijvoorbeeld, of uw administratie van elektronische diensten als u deze aan uw klanten levert. Over de bewaartermijn van veel andere gegevens kunt u gelukkig in gesprek gaan met de Belastingdienst om deze korter dan 7 jaar te bewaren. Ook zijn er uitzonderingen mogelijk voor de basisgegevens. Aan de bewaartermijn hiervan kan niet worden getornd, maar u kunt wel regelen dat u de gegevens op een manier kunt bewaren die u prettig vindt. Dit kan bijvoorbeeld op een harde schijf of op papier in een map zijn. Ook is het mogelijk om te overleggen over het detailniveau van uw administratie: bewaart u bijvoorbeeld alle bonnetjes, zoals telstroken van een kassa? Het is slim om voor u dit gesprek aangaat advies in te winnen bij een administratiekantoor.

Een expert inhuren?

Toch is het belangrijk om altijd op te blijven letten. Want afspraken die u met de Belastingdienst maakt, gelden alleen voor de fiscus. Andere overheidsinstellingen zouden na 7 jaar nog wel om bepaalde gegevens kunnen vragen, die u dan alsnog moet tonen. Zoek dus goed uit met welke instanties u op bepaalde onderdelen te maken krijgt als ondernemer. Om dit soort zaken zeker te weten, kunt u het best de hulp inschakelen van een administratiekantoor. VMF Administratiekantoor heeft bijvoorbeeld jaren ervaring met het bijhouden en beheren van bedrijfsadministraties. Naast het geven van advies, helpen onze medewerkers u ook met het ordenen van uw administratie. U kunt de verantwoordelijkheid voor uw boekhouding zelfs volledig aan hen toevertrouwen. Is dit wat voor uw u, zodat u meer tijd overhoudt voor andere zaken binnen uw bedrijf? Kom dan snel in contact met ons, en profiteer van de kennis van onze experts.