Hoe zorg je voor een goed debiteurenbeheer?

Het debiteurenbeheer is voor iedere ondernemer een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. U wilt immers geen gedoe met betalingen die niet worden voldaan. Toch krijgt iedere ondernemer hiermee te maken. Wij leggen u graag uit hoe u deze problemen kunt voorkomen en wat u het beste kunt doen op het moment dat het toch gebeurt.

Voorkom betalingsproblemen

Uiteraard wil iedere ondernemer betalingsproblemen zoveel mogelijk voorkomen. Er zijn een aantal dingen die u kunt doen om dit te verwezenlijken. Duidelijkheid is hierbij essentieel. Geef duidelijk aan hoe het zit met betalingen en betaaltermijnen. Doe dit op de offerte, de factuur, de website en in de algemene voorwaarden. Stel daarbij een helder beleid op en hanteer dit strak. Stuur bijvoorbeeld tijdig betalingsherinneringen volgens een vast stramien en hou ieder contact over betalingen bij zodat alles overzichtelijk blijft. Voeg bij herinneringen ook altijd een kopie van de factuur op zodat klanten niet hoeven te zoeken of zeggen dat ze geen factuur hebben ontvangen. Zo voorkom je betalingsproblemen.

Beleid bij betalingsachterstand

In het geval dat het toch zover komt dat uw klant niet betaald heeft u een aantal mogelijkheden tot uw beschikking. Belangrijk is om in eerste instantie in gesprek te blijven met de klant. Probeer samen tot een oplossing te komen en achterhaal waar het probleem zit. Wanneer een klant niet kán betalen is een betalingsregeling een optie. Let hierbij wel op dat deze goed wordt vastgelegd. Blijft de reden onduidelijk dan is het zaak direct te stoppen met het leveren van producten of diensten. Zo voorkomt u een opeenstapeling van openstaande facturen en is de klant vaak sneller geneigd te betalen.

Incassobureau inschakelen

In het ergste geval is er altijd de mogelijkheid om naar een incassobureau te stappen. Zij kunnen een brief sturen of zelfs langs gaan om de factuur te innen. In uiterste gevallen kan een incassobureau zelfs over gaan tot een dagvaarding om het geld binnen te krijgen. Dit betekent meestal wel het einde van uw (goede) klantrelatie. Kijk daarom eerst altijd naar andere opties voordat u op deze noodmaatregel overstapt. Wanneer het tot een dagvaarding komt zullen de kosten namelijk ook toenemen.

Uw debiteurenbeheer op orde

Wilt u graag een strak en duidelijk debiteurenbeleid voeren om betalingsproblemen te voorkomen? Schakel dan de hulp van VMF Administratiekantoor in. Wij helpen u graag met het opstellen van een helder debiteurenbeleid en dit door te voeren in de administratie. Zo proberen we samen u zoveel mogelijk te voorkomen dat er betalingsproblemen ontstaan. Voor meer informatie of vragen kunt u gerust contact met ons opnemen.