Zijn uw personeelskosten hoger dan verwacht? Dit kunt u in september controleren

Zijn uw personeelskosten hoger dan verwacht? Controleer dan in september uw salarisadministratie en financiële administratie om te achterhalen waar de stijging vandaan komt en of deze ontwikkeling zich de komende maanden voortzet. Personeelskosten bestaan namelijk uit meer dan alleen de salarissen van uw medewerkers. Ook vakantiegeld, loonheffingen, pensioenpremies, reiskosten, overuren en andere arbeidsvoorwaarden kunnen onderdeel zijn van uw totale personeelskosten. September is daarom een goed moment om uw cijfers te controleren en te bepalen wat de hogere kosten betekenen voor uw resultaat aan het einde van het jaar.

Kijk verder dan alleen de salarissen

Een veelgemaakte fout is om personeelskosten gelijk te stellen aan de brutolonen. In werkelijkheid zijn de totale kosten per medewerker hoger. Als werkgever betaalt u bijvoorbeeld ook werkgeverslasten, vakantiegeld en mogelijk pensioenpremies en andere arbeidsvoorwaarden. Daarnaast kunnen kosten ontstaan door reiskostenvergoedingen, opleidingen, apparatuur of andere voorzieningen. Vergelijk daarom in september uw totale personeelskosten met de begroting. Zijn de kosten hoger omdat u meer medewerkers in dienst heeft genomen? Of zijn de kosten per medewerker gestegen? Het antwoord op die vraag bepaalt welke vervolgstap logisch is.

Zijn er meer overuren gemaakt?

Overuren kunnen een belangrijke oorzaak zijn van hogere personeelskosten. Misschien was er tijdelijk meer werk, waren vacatures moeilijk te vervullen of is een project uitgelopen. Een enkele drukke maand hoeft geen probleem te zijn, maar structureel veel overuren kunnen uw personeelskosten flink verhogen.

Kijk daarom naar de ontwikkeling van het aantal gewerkte en uitbetaalde extra uren. Bij de loonadministratie moet bovendien rekening worden gehouden met de juiste verwerking van deze uren. De Belastingdienst maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen contracturen, betaalde overuren en onbetaalde uren. Als u ziet dat het aantal overuren structureel stijgt, kunt u zich afvragen of extra personeel uiteindelijk voordeliger is dan voortdurend overwerk.

Controleer verlof, ziekte en personeelsmutaties

Ook veranderingen in uw personeelsbestand kunnen ervoor zorgen dat uw kosten afwijken van de begroting. Heeft u dit jaar nieuwe medewerkers aangenomen? Zijn er medewerkers uit dienst gegaan? Zijn salarissen gewijzigd of zijn er medewerkers meer uren gaan werken?

Daarnaast kunnen ziekte en verlof invloed hebben op uw personeelsplanning en kosten. Een goede salarisadministratie zorgt ervoor dat onder meer verlof, ziekte en gewerkte uren correct worden verwerkt. De gegevens uit uw loonadministratie zijn bovendien de basis voor uw loonaangifte. Door deze gegevens in september naast uw financiële administratie te leggen, krijgt u een beter beeld van de werkelijke ontwikkeling van uw personeelskosten.

Verwacht u in het laatste kwartaal van het jaar nog extra kosten?

Kijk niet alleen naar wat u tot september heeft uitgegeven. Minstens zo belangrijk is wat er nog aankomt. Heeft u bijvoorbeeld nieuwe medewerkers aangenomen die de komende maanden volledig meetellen in uw loonkosten? Verwacht u een drukke periode met extra overuren? Zijn er nog bonussen, eindejaarsuitkeringen of andere personeelskosten gepland? Door deze verwachte kosten nu mee te nemen, kunt u beter inschatten hoe uw personeelskosten over het hele jaar zullen uitkomen. Dat voorkomt dat u pas bij de jaarrekening ontdekt dat uw personeelskosten aanzienlijk hoger zijn dan begroot.

Wat betekenen hogere personeelskosten voor uw winst?

Hogere personeelskosten staan niet automatisch gelijk aan een probleem. Als uw omzet tegelijkertijd sterk is gestegen, kan de verhouding tussen omzet en personeelskosten nog steeds gezond zijn. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar een bedrag te kijken, maar naar het geheel. Hoeveel omzet wordt met uw personeelsbestand gerealiseerd? Hoe ontwikkelen de loonkosten zich ten opzichte van vorig jaar? En blijft er voldoende marge over? Door deze cijfers samen te bekijken, kunt u beter bepalen of u daadwerkelijk moet bijsturen of dat de hogere personeelskosten passen bij de groei van uw onderneming.

Laat uw salarisadministratie en financiële administratie op elkaar aansluiten

Om dit goed te kunnen beoordelen, moeten uw salarisadministratie en financiële administratie actueel en correct zijn. De salarisadministratie bevat onder andere gegevens over lonen, vakantiegeld, verlof en andere vergoedingen. De totale personeelskosten moeten vervolgens goed terugkomen in uw financiële administratie.

VMF Administratiekantoor kan uw salarisadministratie verzorgen en u helpen om inzicht te krijgen in uw financiële cijfers. Zo ziet u niet alleen wat uw personeelskosten tot nu toe zijn, maar ook wat deze ontwikkeling betekent voor uw resultaat en financiële planning. Wilt u weten waarom uw personeelskosten hoger uitvallen en wat dit betekent voor de rest van het jaar? Neem dan contact op met VMF Administratiekantoor. Wij helpen u graag om uw cijfers inzichtelijk te maken en waar nodig bij te sturen.